KURZUS: Rendszer és irányítás

MODUL: V. Modul: Információs rendszer

10. lecke Integrált vállalatirányítási rendszerek

| Cél: A lecke foglalkozik a vállalati rendszerek integrációjával, az integrálás szintjeivel és az integráció feltételrendszerével. Az Olvasó megismeri az ERP rendszerek sajátosságait. Választ kap arra, milyen külső és belső tényezők játszanak szerepet abban, amikor egy szervezet integrált vállalatirányítási rendszer bevezetéséről dönt. A lecke ismerteti milyen előnyökkel, hátrányokkal, feladatokkal, költségekkel jár egy ilyen rendszer bevezetése a szervezet számára.
Kulcsfogalmak
szigetrendszer, rendszerintegráció, vállalatirányítási rendszer, ERP modell, ERP rendszer.
Vállalati információs rendszerek - VIR rendszerek
Az előző leckékben a vállalatokkal kapcsolatban megismert fogalmak jól bizonyítják, hogy a vállalatoknak régen és ma is az alapvető céljaik eléréséhez tisztában kell lenni az üzleti folyamataikkal, kezelni kell tudni a folyamatok során keletkező és áramló nagymennyiségű adattömeget, amely adattömeg megfelelő feldolgozása során keletkező információkat értelmezhető formában, a megfelelő időben kell eljuttatni a vállalati döntéshozatal megfelelő szintjére. Ezek hatékony megvalósításához a vállalati folyamatokat támogató, a megfelelő információáramlást biztosító információs rendszerekre (IR) van szükség.
1. Rendszerintegrálás
Az integro latin igéből származó integráció szó egyesít, egységbe hoz, kiegészít, felfrissít, helyrehoz, megújít jelentésekkel bír. Az integráció általános értelemben a részeknek egy magasabb egységben való összekapcsolódását jelenti. Ha a kedves Hallgató ezen állítást olvasva a rendszer témakörnél tanultakra asszociál, akkor megerősítjük ebben, jó helyen jár a gondolatmenetben. Egy rendszer a rendszert alkotó elemek között fennálló kapcsolati viszonyokat kifejező kölcsönhatások révén válik minőségileg magasabb rendű struktúrává, szemben azzal a nézettel, amely a rendszert alkotó elemeket önmagukban, azok egyszerű összegzéseként tekinti.
A vállalatok működésének szemszögéből az integráció kérdését több síkon közelíthetjük meg:
Integráció a vállalati folyamatok szintjén: Integrációról beszélünk, amikor a vállalati funkciók üzleti folyamatokba szervezését, szabályozását, összehangolását végezzük. A különböző funkcionális területek (termelés, pénzügy, logisztika stb.) által ellátott feladatok - a szervezet alapvető célját tekintve - önmagukban nem szolgáltatnak értéket. Az egyes funkcionális területek a funkcióik révén épülnek be a vállalati gazdálkodási rendszerbe, amely funkciókat a megfelelő folyamatokba szervezve teljesíthető a vállalkozás működésének alapvető célja (lásd VÁLLALAT modul). A gazdasági működés szempontjából az integráció eredményeként egy folyamatszemléletre épülő, átfogó, egységes IR szemlélet jellemzi a vállalatot, amelyben az elkülönült funkciókat és struktúrákat a fogyasztói igényeket kielégítő folyamatokba szervezi, összhangot teremtve a funkciók, a folyamatok, az adatok között. A vállalati működés szintjén megvalósított integráció adja a bemenetet egy egységes informatikai rendszer koncepció megvalósításához. Integráció a vállalati működést támogató informatikai rendszerek szintjén: Az egyes vállalati funkcionális területek támogatására specializált egyedi szoftverrendszereket valamely folyamat mentén egy közös informatikai vállalati rendszerbe kapcsoljuk össze, megkíséreljük elvégezni azok integrációját. Ennek eredményeként az egyes funkciók az újonnan kialakított folyamatok mentén összekapcsolódnak, és szorosan együttműködnek a vállalati IR rendszerben. Az IR rendszer számítógépes támogatását biztosító egységes felületű informatikai rendszerben az adatokat a rendszerek automatikusan veszik át egymástól, a modulok úgy cserélnek információt egymással, hogy erről a felhasználónak nem kell tudnia. Új, integrált informatikai rendszer bevezetése: a vállalkozás dönthet úgy is, hogy elhagyja a funkciókat kiszolgáló különböző szigetrendszereket, és egy integrált vállalatirányítási megoldás irányába nyit. Új integrált informatikai rendszer bevezetése csak olyan vállalatoknál valósítható meg, amelyek jól kiforrott üzleti folyamatok mentén működnek, vagyis adott mértékben már megvalósult a vállalati tevékenységek folyamatszemléletű integrációja.
Szigetrendszerek összekapcsolása kontra új integrált rendszer bevezetése?
Az első generációs "vállalati" szoftverek megjelenésekor a szoftverek csak egy-egy munkaterület, funkció feladatköreit voltak képesek támogatni. Ebben az időszakban nem volt stabil a vállalati hálózat sem. A különböző vállalati funkciókat kiszolgáló, a legtöbb esetben egyedi fejlesztésű szigetrendszerek saját adatbázissal rendelkeztek. Ez azt jelentette, hogy egy-egy adatot több helyen és különböző módon tároltak, kezeltek. A vállalati belső működés, a külső piaci környezet változásai miatt egyre nagyobb adatmennyiség keletkezett, egyre nehezebben ment a különböző rendszerekben tárolt adatoknak a kezelése, bonyolódott az adatokból a statisztikák, a riportok kinyerése lassítva a döntéshozatali folyamatot. A szükséges adatok a megfelelő döntéshez nem álltak időben rendelkezésre, sokszor nehéz volt eldönteni, melyik rendszerből kell a szükséges adatot kinyerni. A releváns adatok előállítása, összevadászása sokkal több időt és erőforrást (emberi) vett igénybe. Az adatok különböző helyeken való tárolása, majd különböző csatornákon való továbbítása miatt nagyobb volt a hibázási lehetőség is. Az adatok többszörös, redundáns tárolása mellett problémát okozott az is, hogy a szigetrendszerek nem kommunikáltak egymással, nem voltak kompatibilisek. A belső számítógépes hálózatok és az Internet fejlődése is abba az irányba mutatott, hogy a szervezetek számára elkerülhetetlen az IR rendszer számítógépes támogatásának újragondolása.
Természetesen a szigetrendszerekről a teljes vállalati működés támogatását megvalósító integrált vállalatirányítási rendszerekre történő váltás nem radikálisan ment végbe. A váltás egy érési folyamat eredményeképpen valósult meg, amely folyamatban nemcsak a vállalati struktúra, a működési szemlélet változásának, hanem az információtechnológia területén végbement fejlődésnek is meghatározó szerepe volt. A fejlődés mérföldköveit, az átmenetei szakaszokat a következőképpen jellemezhetjük:
A szigetrendszerek korszaka. Informatikai szempontból a korszak jellemzője a kezdeti OLTP (On-Line Transaction Processing) megoldások, mint pl. raktárnyilvántartások, szállítási nyilvántartások stb. egy-egy munkakör feladatainak nagy részét támogatták. Tipikusan a vállalati működés szempontjából kritikus rutin és ismétlődő feladatok automatizálást oldották meg. Az összes adatbevitelt egy adott gépen kellett elvégezni, itt keletkeztek a kimutatások is, valamint itt futott az alkalmazás is. Egy másik munkakörhöz másik gép és másik alkalmazás tartozott. Az alkalmazások így egymástól elkülönültek, szigetszerűen működtek. Az alkalmazások között az adatcserét manuálisan, valamilyen diszkrét adathordozó segítségével biztosították. A vállalati szervezeti struktúra szempontjából a korszak jellemzője, hogy a munkamegosztás a szervezeti funkciók, funkcionális területek mentén valósul meg. Az ilyen típusú szervezeti formákban nehézkes a funkciók közötti együttműködés, kommunikáció. Ebből az következik, hogy a funkciókra specializálódott egyedi szoftverrendszerek egyszerű matematikai összeadása, összekapcsolása még nem tekinthető integrációnak. Az integrációhoz a vállalati működés szintjén is átalakításra, változtatásra volt szükség. Az integráltság első hivatalos állomása az ügyviteli rendszerek időszakába vezet. Informatikai szempontból az adatbáziskezelő rendszerek és a hálózatok fejlődésével a közös adatbázis használat megszüntette a többszörös adatbevitelt, lehetővé téve ezzel a különböző alkalmazásoknak az összekapcsolását. Gazdasági szempontból még a funkciók a meghatározóak. A leggyakrabban támogatott funkciók a könyvelés, pénzügy, tárgyi eszköz, számlázás, beszerzés, partnernyilvántartás, értékesítés és a raktár. Ezek a rendszerek nem tartalmaznak sem gyártási, sem komoly logisztikai megoldásokat. Informatikai szempontból a következő állomás a nagy számításigényű gyártási tevékenység támogatását végrehajtó MRP I., MRP II. rendszerek korszaka. Itt már folyamatszinten, integrált módon valósul meg az anyagigény, majd az gyártási erőforrások tervezése. Informatikai szempontból ugyan megvalósult az integráltság a gyártási folyamatok területén, vállalatirányítási szempontból azonban az MRP I., MRP II. rendszerek nem kapcsolódtak az ügyviteli folyamatokhoz, ezért ezeket integrált szigetrendszereknek tekintjük. Az integráltság következő szintjén a szervezeti szintű integráció korszakába lépünk - ez az ERP rendszerek korszaka. A funkcionális rendszerek vállalati rendszerré integrálódtak, amelynek alapfeltétele egy másfajta működési szemlélet, amelyben a vállalati üzleti folyamatok mentén szerveződik a működés. Hálózati szinten megvalósult integrációról beszélünk, amikor a hangsúly a belső vállalati integrációról a hálózati piacgazdasági rendszer lehetőségeinek irányába tolódik. A vállalati határokat átlépve a szervezetközi integráció - az IEA (Integrated Enterprise Application) eredményeként az e-business folyamatok, az ellátási menedzsment, az ügyfél/vevőkapcsolat operatív szintű folyamatai is szerepet játszanak a vállalati működésben. Az IEA komponensei: ERP: a belső értékteremtő folyamat támogatása. SCM (Supply Chain Management) ellátási lánc menedzsment (beszállítók). CRM (Customer Relationship Management) ügyfél/vevőkapcsolat kezelés. e-Business komponensek (B2C, B2B).
Hálózati szinten megvalósult integráció modellje Forrás [https://paginas.fe.up.pt/~als/mis10e/ch2/chpt2-3bullettext.htm]
1. ábra
2. Integrált vállalatirányítási rendszerek
Az előző alfejezetben (Rendszerintegrálás) az integrálás rögös útjával, a főbb korszakokkal ismerkedett meg az Olvasó. Ebben az alfejezetben az integrált vállalatirányítási megoldásokkal foglalkozunk.
A vállalatirányítási rendszerek világa rendkívül sokrétű. Amennyiben az Olvasó egyre több szakirodalmat vesz a kezébe, egyre inkább az a kellemetlen érzés lesz úrrá rajta, hogy vállalatirányítási rendszerek, az integrált vállalatirányítási rendszerek témakörben nehéz egységes, konzekvens terminológiát találni. Ennek az az oka, hogy a vállalatirányítási rendszereket a különböző szakterületek művelői más-más oldalról megközelítve értelmezik. A gazdasági oldal szakértői a vállalati működés, a vállalati struktúra és a vállalati folyamatok területén végbement fejlődésből vezetik le a szakterületen végbement változásokat. Az információtechnológia témakörben jártasabb szakemberek egyik csoportja a hardver oldaláról, a számítógépek, a számítógépes hálózatok, az Internet adta lehetőségekkel magyarázzák az integrált rendszerek fejlődését, míg mások a létrejött bonyolult szoftverrendszerek létrejöttét a tervezési módszerek, módszertanok, egyre bonyolultabb optimalizációs algoritmusok megjelenésének tulajdonítják. A valóságban mindhárom változás párhuzamosan, egymást katalizálva zajlott, ami a vállalati rendszerek gyors fejlődését eredményezte.
A vállalatirányítási rendszereknek számos szinonim elnevezése honosodott meg:
vállalatirányítási információs rendszer - VIR; integrált vállalatirányítási rendszer - IVR; integrált rendszer; ERP rendszer; vállalati erőforrás-tervező rendszer.
Az integrált vállalatirányítási rendszereket a gyakorlatban leggyakrabban az ERP rendszerek elnevezéssel illetik. A szakma művelői különbséget tesznek ERP és ERP rendszer között:
ERP (Enterprise Resource Planning) alatt egy olyan vállalati gazdálkodási modellt értenek, amelyben megvalósul a vállalati üzleti folyamatok integrációja. Az integráció eredményeként a funkcionális területeket egy magasabb minőségű folyamatba szervezve értelmezik. Ezt olyan területeken lehet végrehajtani, ahol lehetőség van a folyamatok és szabályozásuk egységesítésére, mint pl. a megrendelések kezelése, a pontosabb készletvezetés, nyilvántartás, jobb szállítói és ellátási lánckezelés. Ha az ERP modell eredményeként integrált vállalati üzleti folyamatokat szoftverekkel megtámogatjuk, akkor beszélünk ERP rendszerről.
Vállalati folyamatokat támogató rendszerek fejlődése
2. ábra
Az ERP rendszerek lehetnek:
egyedi, a vállalati folyamatokra testreszabott rendszerek. Az egyedi igényekre szabott fejlesztések során feltérképezik a vállalat folyamatait és a folyamatokra szabva hozzák létre a szoftvert. A fejlesztést végezhetik a vállalaton belül saját fejlesztőcsapattal, vagy kiszervezhetik egy szoftverfejlesztő cégbe. Az egyedi megoldások előnye, hogy a rendszer teljes mértékben a vállalat folyamataira, működési logikájára van szabva. Hátránya a drága továbbfejlesztési költségek, és függőségi viszony alakulhat ki a szoftverfejlesztő céggel. dobozos, standard szoftverek. Dobozos szoftverek az ERP rendszerek piacán elérhető, egy szoftverfejlesztő vállalat által fejlesztett szoftvercsomagok. A dobozos szoftvertermékek jellemzően azokat a vállalati folyamatokat ragadják meg, amelyek standardizálhatók, működési logikájukban egységesíthetők. A szoftverfejlesztő cég a dobozos megoldásokat licenc díj ellenében a felhasználók rendelkezésére bocsátja. A dobozos megoldások előnye, hogy a szoftver fejlesztője a terméket folyamatosan továbbfejleszti. Hátrányuk, hogy a túlzott standardizálás miatt bizonyos folyamatok rugalmatlanokká válhatnak. A szoftverfejlesztő cég az egyedi fejlesztésekért, változtatásokért horribilis összegeket kérhet.
Az ERP rendszerekben megvalósul:
az üzleti folyamatok elemi eseményeinek feldolgozása és nyomon követése (tranzakció kezelés). A folyamatok a korábbi folyamatok információit használják. a különböző funkcionális területektől, ill. vállalati folyamatokból származó adatok rögzítése. egységes vállalati adatbázis kezelése és annak karbantartása. Minden adatot a keletkezés helyén rögzítenek. Az adatokat egyetlen adatbázisban tárolják, amihez az alkalmazottak jogosultság szerint férhetnek hozzá. különböző szintű vezetői információigények (pl. átfutási idők, erőforrás felhasználás, készletszint) kielégítése.
3. Az ERP rendszerek által támogatott vállalati folyamatok
Az ERP rendszerek általános funkcionális moduljai:
Pénzügy, számvitel, kontrolling funkciókat tartalmazó modulok: Pénzügyi modul (számlák, pénztár, bank). Számviteli modulok (könyvelés). Kontrolling modul (tervezés, elemzés). Logisztikai jellegű funkciókat tartalmazó modulok: Értékesítés. Beszerzés. Raktározás. Humánerőforrás és bérkezelés. Gyártáshoz kapcsolódó funkciókkal rendelkező modulok: Gyártástervezés. Gyártásvezérlés.
Habár az ERP rendszer arra rendeltettek, hogy a vállalati folyamatokat egységesítve, integrálva kezeljék, mégis azzal a szomorú hírrel kell szolgálnunk az Olvasó felé, hogy az ERP rendszerek piaci palettáján nem találunk olyan ERP rendszert, amely a vállalatok teljes működési vertikumát lefedi. A Miért nem? kérdésre a termelés, gyártás, mint speciális vállalati terület a kézenfekvő válasz. Ha nagyon belevetjük magunkat a gyártási folyamatok rejtelmeibe, akkor egyre inkább látható lesz, hogy a vállalatoknál a gyártás, a gyártási folyamatok rendkívül egyedeik, jelenleg képtelenség ezeket lefedni általános célú gyártási modulokkal. Jellemzően a gyártási folyamatokat támogató szoftverrendszereket az erre a célra szakosodott szoftverfejlesztő cégek fejlesztik. A gyártási folyamatokhoz hasonlóan sajátos területet képviselnek az elemző és üzleti intelligencia rendszerek is. Ezeket a területeket az ERP rendszer fejlesztőknek nem gazdaságos felvállalni, ezért ezeket a modulokat általában megvásárolják, majd ezeket az ERP rendszer adatbázisához kapcsolják.
Az ERP rendszerek legfontosabb jellemzői:
a folyamatosság, az optimalizálás és rugalmasság, kliens/szerver architektúra, moduláris felépítés, integráltság, valós idejű működés, rugalmasság, változások követése, adatvédelem, felhasználó azonosítás, jogosultsági rendszer, naplózási és auditálási lehetőségek, nyelvfüggetlenség, nyitott rendszer koncepció (kapcsolat külső rendszerekhez), korlátlan kimutatás-készítési lehetőségek, dokumentációk csatolása.
4. Az ERP rendszerek bevezetésének költsége
Ha egy vállalat ERP rendszer bevezetése mellett dönt a következő költségekkel kell számolnia:
Licence díjak. A licence díj lehet egyösszegű díj és lehet időszakonként (általában évenként) megújítandó díj. Hardverköltségek. A bevezetés során érdemes még kalkulálni a hardverköltségekkel, a hálózatkialakítással, ill. a rendszerszoftverek telepítésével. Bevezetési díjak. A bevezetési díj magában foglalja a telepítés, a felmérés, a paraméterezés, az oktatás és az újraszervezési tevékenységek díját. Üzemeltetési díjak. A rendszerüzemeltetés a követési, a karbantartási díjakat foglalja magában. A support (tanácsadás díja) tipikusan az ERP rendszer szakszerű üzemeltetésre irányul. Az alkalmazás működtetését külső cég is végezheti.
Egy vállalat nem mindig önként és dalolva dönt egy új ERP megoldás bevezetése mellett. Számos külső tényező alakíthatja úgy a vállalatok életét, működését, amelyek a vállalatokat kényszerpályára helyezik. Ezek közül tekintsük néhányat:
a tartós piaci verseny igényli a gyors és megbízható információkat, a vevői megkereséseknél rövidül az átlagos vállalati reakcióidő, erősödő tulajdonosi szemlélet és az állandó ellenőrzés, a vezetői döntéseknek nagy a kockázata és ehhez naprakész információk szükségesek, új technológiák jelennek meg és nem ritka a fél évnél rövidebb termék-életciklus.
Az ERP rendszerek bevezetésével egy vállalat számos előnyre tehet szert:
Pénzügyi információk integrálásával nem jöhetnek létre egymásnak ellentmondó pénzügyi elemzések. Vevői információk integrálásával könnyen nyomon követhető, hogy hol tart a megrendelés teljesítése. Az ügyfelek szokásainak és elvárásainak megismerésével új értékesítési csatornák is kiépíthetők. A rövid, közép és hosszú távú tervezés segítése, az új üzleti lehetőségek kiaknázása, a megfelelő stratégiák kidolgozásának és alkalmazásának elősegítése. Vállalati információk hozzáférhetővé válnak. A partneri, vevői, szállítói folyamatok elérhetők lesznek. Rugalmasabb alkalmazkodásra van lehetőség a vevői igényekhez. A rendelés-feldolgozás egyszerűsödik. A vállalaton belüli anyagáramlás pontosan követhető. A határidők pontos követése miatt azok jobban betarthatók.
Egy ERP rendszer bevezetésének megvannak az árnyoldalai is, mint:
a magasak a beruházási költségek, az alkalmazottak hozzáállása az új rendszerhez nem mindig pozitív. Az átállási periódus emiatt jelentősen elhúzódhat. Az új rendszer bevezetése hatással lehet a korábbi, meglevő folyamatokra, azokat jelentősen módosíthatja. Sok esetben a meglevő folyamatokat újra kell tervezni.
5. Az ERP rendszerek piaca
Az integrált vállalatirányítási rendszereket nemcsak a nagy multinacionális cégek tudják megfizetni és funkcionalitásában kihasználni. A piacon ma már számos ERP rendszert kínálnak a kis és középvállalkozások számára. A legnagyobb integrált rendszereket gyártó cégeknek is alkalmazkodni kellett a piaci változásokhoz. Egyrészt a nagyvállalatok piaca egyre inkább beszűkült, a piac telítődött, másrészt a vállalati működés területén is elindult egy trend az üzleti folyamatok standardizációja irányába. Az egymást húzó, katalizáló folyamatok ráébresztették az ERP gyártókat, hogy nyitni kell a kis és középvállalkozások irányába. Olyan megoldásokat kezdtek piacra dobni, amelyek megfizethetővé váltak, a vételár és a bevezetés költségei megfizethetők lettek, ugyanakkor funkcionalitásában ezek az ERP rendszerek többet nyújtottak, mint a korábbi kis és középvállalati szoftverek.
Összegzés
A modulban tisztáztuk az IR rendszerekkel kapcsolatos lényeges fogalmakat, hogy világos kép alakuljon ki az Olvasóban a vállalati működést, a vállalati folyamatokat támogató számítógépes rendszerekről. Az IR rendszerek világában az Olvasó számára segíti az eligazodást, hogy a vállalatirányítási rendszereket különböző szempontok szerint osztályoztuk, csoportosítottuk, elemeztük.