KURZUS: Rendszer és irányítás

MODUL: V. Modul: Információs rendszer

9. lecke: Információs rendszer

| A modul célja, hogy ismertesse az információs rendszerrel (IR) kapcsolatos terminológiát, összefüggéseket. A modulban az Olvasó megismeri:
a témával kapcsolatos fogalmakat, mint szervezet, információrendszer, információs rendszer, informatikai rendszer, rendszerintegráció, vállalatirányítási rendszer; választ kap, miért az IR a hatékony vállalatirányítás egyik alapvető eszköze; a rendszerintegráció követelményeit és mérföldköveit; a számítógéppel támogatott vállalatirányítási rendszereket, azok sajátosságait.
Követelmények: Ön akkor sajátította el megfelelően a tananyagot, ha képes
definiálni az IR alapfogalmait, látja a főbb összefüggéseket, ismeri a rendszerintegrálás feltételrendszerét, képes különbséget tenni az ERP gazdasági modell és az ERP rendszerek között és értelmezni tudja a közöttük levő összefüggéseket.
Időszükséglet: A tananyag elsajátításához körülbelül 90 percre lesz szüksége.
Kulcsfogalmak
szervezet, vállalat, IR rendszer, rendszerintegráció, vállalatirányítási rendszer, ERP modell, ERP rendszer.
Cél: A lecke célja, hogy a hallgató megismerje és megértse a vállalatok működését, célrendszerét, folyamatait, a vállalati működésben az információs rendszer szerepét.
Kulcsfogalmak
információrendszer, információs rendszer, informatikai rendszer.
1. Információrendszer vs. információs rendszer
Mindjárt egy nagyon egyszerű, de az információs rendszerek értelmezése szempontjából perdöntő kérdéssel, kérdésekkel indítjuk a leckét. Információrendszer vagy információs rendszer? Vagy netán informatikai rendszer? Mielőtt a kedves Olvasó elveszne a fogalmak útvesztőjében, gyorsan tisztázzuk ezeket a fogalmakat.
Kezdjük mindjárt az információrendszer fogalmával. Figyelem: "s" nélkül és egybeírva!!! Az információrendszer - bármely más rendszerhez hasonlóan - bemenettel rendelkezik, feldolgozást végez, amely feldolgozás eredményeként kimenetek keletkeznek. Az információrendszer más rendszerektől a bemenet jellegében különbözik. Az információrendszerek bemenetként adatokat, információkat kapnak, amelyeket feldolgozva információkat állítanak elő.
Az információs rendszer! ("s"-sel és különírva) azonban nemcsak információkból áll. Létrehozásuk magasabb rendű célokat elégítenek ki, mint a vállalati működés hatékony támogatása, a működéshez, a megfelelő döntések meghozatalához szükséges információk gyűjtése, rendszerezése, priorizálása, továbbítása stb.
A szakirodalomban az információs rendszer elnevezés helyett nagyon gyakran az IR rövidítéssel találkozhat az Olvasó. A leckében az információs rendszerekre mi is az IR rövidítéssel hivatkozunk.
Az IR rendszerek működtetése lehet:
manuális üzemeltetésű (kockás füzetben vezetett kiadások, bevételek, papíron vezetett munkaidő nyilvántartások stb.), vagy számítógéppel támogatott. A számítógéppel támogatott információs rendszereket nevezzük informatikai rendszereknek.
Informatikai rendszer: Számítógéppel támogatott információs rendszerek.
2. Az IR rendszer
A fogalmi zavarokat okozó alapfogalmak tisztázást követően a fejezet részletezi az IR rendszereket és feladataikat.
Az IR rendszerek fogalmát sokan sokféleképpen próbálták megragadni, aminek köszönhetően az IR rendszereknek számos definíciója született. Tekintsük át ezek közül néhányat!
A rendszer és a rendszer környezete között értelmezett speciális viszonyt veszi alapul az első definíció, aminek értelmében az információs rendszer a vállalat belső folyamataira, a vállalat működési környezetére (külső környezet, amiben a vállalat működik), a környezet és a belső működés közötti tranzakciókra vonatkozó adatok, információk gyűjtését, tárolását, feldolgozását valósítja meg. A vállalati folyamatok és a működés során a döntési folyamat szerepét hangsúlyozza a következő két megközelítés: Az üzleti folyamatok megfelelő irányításához és szervezéséhez a folyamat-végrehajtás különböző szintjein döntéseket kell hozni. A vállalat különböző szintű vezetőihez, végrehajtó egységeihez olyan információk kell, hogy eljussanak, amelyek alapján megfelelő döntést lehet hozni. A döntések meghozatalához adatokra és információkra van szükség mind a vállalat belső folyamatairól, mind a vállalat működési környezetéről. Azokat a rendszereket, amelyek feladata az adatok összegyűjtése, tárolása, feldolgozása, továbbítása, rendszerezése nevezzük információs rendszereknek. B. Langefors szintén a döntési folyamat oldaláról határozza meg az IR szerepét. Langefors a nagyobb alrendszereket tartalmazó rendszerekben a döntési tevékenységhez szükséges információk rendszereként definiálja az információs rendszert, amely gyűjti, tárolja, feldolgozza és osztályozza az információkat. Az információs rendszer fogalmát a rendszer szerkezetéből is levezethetjük. Ebben a megközelítésben az információs rendszer az adatoknak (információknak), a velük kapcsolatos információs eseményeknek, a rajtuk végrehajtott információs tevékenységeknek, az előzőekkel kapcsolatos erőforrásoknak, az információk felhasználóinak, illetve a fentieket szabályozó szabványoknak és eljárásoknak a szervezett együttese. (Halassy Béla, 1996) C.G.P. Brooks a szervezetek reprezentációjaként értelmezi az információs rendszert, amely tájékoztatja a különböző szinteken lévő döntéshozókat a szervezet állapotáról, a változásokról és a szervezet működésére ható tényezőkről.
A definíciók sorát még lehetne folytatni. Általánosságban megfogalmazhatjuk, hogy az IR rendszerek a vállalatok hatékony működésében, a döntéshozatal folyamatában meghatározó szerepet játszanak, ahol a vállalati üzleti folyamatokat támogató IR rendszerek legfontosabb feladatai:
adatok gyűjtése, rendszerezése, az adatok tárolása, az adatok ellenőrzése, az adatok karbantartása (biztosítva, hogy azok naprakészek legyenek), döntés-előkészítési feladatok támogatása meghatározott feltételek szerinti kiválogatások, számítások, összesítések, elemzések elvégzése, az eredmények megjelenítése, információk továbbítása, tájékoztatás, dokumentumok, jelentések készítése.
Ha IR rendszerekről beszélünk sokan csakis és kizárólag a számítógéppel támogatott rendszerekre tudnak gondolni. Az IR rendszerek fejlődéstörténetébe, ha jobban beleássuk magunkat, akkor láthatjuk, hogy kezdetben sok manuális IR rendszer szolgálta ki a szervezeteket. Példákért nem kell messze mennünk az egyetem kapuin kívül, ha csak a fekete borítású leckekönyvre, majd a leckekönyvet leváltó elektronikus leckekönyvre, a Neptun rendszerre gondolunk.

| Index helyett e-leckekönyv
Az elsők között vezeti be a győri Széchenyi István Egyetem az elektronikus leckekönyvet, amely drasztikusan csökkenti az adminisztrációt - a hallgatók és a tanárok számára is.
Búcsú a fekete borításútól Hamarosan elbúcsúzhatnak a hallgatók az ismerős fekete borítású leckekönyvtől, heteken belül bevezetik ugyanis annak elektronikus változatát. Felmenő rendszerben kapnak új típusú indexet beiratkozáskor, amelyet azután nem is kell többé kézbe venniük, egészen a tanulmányok befejezéséig. A lehetőség január elsejétől adott, akkor lépett ugyanis életbe az a törvénymódosítás, amely a hagyományos központi nyomtatvány helyett immár hivatalos dokumentumként fogadja el az e-leckekönyvet is. A győri egyetem az elsők között van a bevezetésében, mert bár sok intézmény érdeklődik, a legtöbben csak szeptembertől állnak át az új rendszerre. Győrben azok a hallgatók lesznek az utolsók, akik még kézhez kapják leckekönyvüket, akik a tavaszi záróvizsgára bejelentkeznek. A jegybeírás számukra még a hagyományos módon történik, a többieknek azonban már nem osztják ki a leckekönyveket. Nekik a tanulmányi osztály munkatársai fogják beragasztani a megszerzett érdemjegyeket és egyéb bejegyzéseket, hogy minden megszerzett érdemjegy rögzítve legyen. A tanulmányi és vizsgaszabályzatot már módosította az egyetem, s a szenátusa egyhangúan fogadta el az elektronikus dokumentum bevezetését.
(Forrás: Kisalföld, Győr-Moson-Sopron megyei napilap, 2008. április 14.)

A Rendszer és irányítás kurzus adatlapja a Neptun rendszerben
1. ábra
Napjainkban valamennyi vállalatnál, szervezetnél az üzleti folyamatok jelentős része számítógép alapú rendszerek támogatásával működik. A számítógép alapú IR rendszerek fejlődését és elterjedését egyrészt az informatika, a technológia fejlődése, másrészt a megnövekedett felhasználói - elsősorban vezetői információs - igények tették lehetővé, illetve kényszerítették ki. Egy számítógéppel támogatott IR rendszer bevezetésének számos előnye realizálódhat a vállalatoknál, szervezeteknél:
A döntési folyamat időben történő lerövidülése a döntések automatizálásával. A megspórolt idő más folyamatokra allokálható. A vállalat előnyösebb versenyhelyzetbe kerülhet. Jobb minőségű termékek előállítása, szolgáltatások megvalósítása valósulhat meg. A tervezési és gyártási ciklusok lerövidülnek. A vállalatnövekedés egyszerűbbé válik. Növekszik a termelékenység. Több és jobb minőségű információ keletkezik, ami a hatékony döntéshozatal alapja.
De lássuk, mit mond a történelem.
3. IR rendszerek fejlődése - a történelem rögös útjai
Az első IR rendszerek papíralapú nyilvántartások voltak. Papíralapú nyilvántartó lapokon vezették a raktári készleteket, de a munkaidő nyilvántartásokat is papíralapon rögzítették. Az első informatikai rendszerek csak az 1980-as évekre datálódnak. Megjelenésükhöz és elterjedésükhöz nagyban hozzájárult, hogy a személyi számítógépek tömegesen kezdtek elérhetővé válni. Az első rendszerek nagyon egyszerű logikára alapultak. A vállalatok ebben az időben a funkcionális területek (funkciók) mentén szerveződtek. A folyamatok automatizálása, "számítógépesítése" a meglevő folyamatok számítógépes rendszerekre történő átültetését jelentette. A folyamatok közül is elsősorban a nagymennyiségű számítási és feldolgozási igényű folyamatok számítógépesítése volt jellemző. Az IR rendszerek ezen fejlődési szakaszában a funkciók köré szerveződött, egymással nem kommunikáló szigetrendszerek kezdtek elterjedni. Ezek az első rendszerek a TPS (Transaction Processing System) tranzakció feldolgozó rendszerek voltak. A TPS rendszerek által támogatott funkciók voltak pl. a könyvelés, a számlázás folyamatai.
A fejlődés következő nagy korszakát a MIS (Management Information System) a középvezetői szintet, annak igényeit kiszolgáló információs rendszerek megjelenése jelentette. Ehhez a megfelelő lökést a nagy adatmennyiséget biztonságos módon kezelő adatbázis-kezelő rendszerek adták. A MIS rendszerek által szolgáltatott adatokból a közép és felsővezetői döntésekhez szükséges elemzéseket, riportokat lehetett elkészíteni. A vezetőség azonnal látta az eladási számokat, melyik termékből mennyit értékesítettek stb. A számok alapot adtak a döntés-előkészítési tevékenységhez. A különböző döntések modellezését és a várható kimeneteket az ESS (Executive Support System) és DSS (Decision Support System) döntéstámogató rendszerek alkalmazása biztosította, a felsővezetés munkáját az EIS (Executive Information System) felsővezetői információs rendszerek jelentették. A vállalatok mindennapi folyamatainak támogatását segítették még az irodaautomatizálási rendszerek (Office Automatisation System), a folyamatszabályozó rendszer (Process Control), vagy a számítógéppel támogatott tervező rendszerek (Computer Aided Design).
A fejlődés következő nagy ugrása, egy fontos mérföldkő a vállalatirányításai rendszerek (ERP - Enterprise Resource Planning) megjelenése. Ezek a rendszerek már nem csak egy-egy terület folyamatait támogatták, hanem több üzleti folyamat menedzselését is megoldották. A vállalatirányítási megoldások iránti igény mögött sokféle ok húzódik meg. Ezek egy része csak a technológia rohamos fejlődése, másik részük a vállalatok működési-gazdasági folyamatainak változásában, a piaci környezet átalakulásában keresendő:
A vállalatoknál számos homogén, szigetrendszer működött kisebb-nagyobb hibákkal, amelyek egyre nehezebben birkóztak meg a rohamosan növekvő adatmennyiséggel. Sok adatot a különböző szigetrendszerek többszörösesen, redundánsan tároltak, dolgoztak fel. Az egyre növekvő adathalmaz és annak kezelése a vállalatoknál hatalmas költségeket emésztett fel. Az egymással nem kommunikáló szigetrendszerek miatt lassú vagy egyáltalán nem volt megfelelő az információáramlás. Az információáramlás problémái továbbgenerálták a problémát. A szükséges információk nem álltak a döntéshozók rendelkezésére vagy csak későn jutottak el hozzájuk. A fentiek miatt jelentősen sérült a vállalat alapvető célja, a vevőigények kiszolgálása és a költséghatékony működés. Davenport a problémákat egy mondatban, tömören a következőképpen fogalmazta meg: "Tegyük egyértelművé: ha egy vállalat információs rendszere szétdarabolt, akkor az üzlete is az." [Davenport, 1998]
Az IR rendszerek fejlődési létráján felfelé mászva az integrált információs rendszerek után a következő lépcsőfok az üzleti intelligencia megoldásoknak (Business Intelligence) a megjelenése. Hatalmas adattömegek optimális kezelése, tárolása, megosztása valósult meg az IT technológia fejlődésének köszönhetően, amely újabb és újabb lehetőségeket, irányokat nyitott meg a vállalatok számára. Az üzleti intelligencia rendszerek használatával a felhasználók könnyebben, gyorsabban, szélesebb körben hozzáfértek az adatokhoz abban a formában (egyszerű jelentések, vezetői irányító pult (dashboard), különböző mutatók (KPI, Balanced Scorecard), statisztika stb.), ahogy arra a munkájuk során szükség volt. A hatékony döntéshozatalban az adattárházak (Data Warehouse) megjelenésének volt meghatározó szerepe. Az adattárházak olyan megoldások, amelyek a vállalat múltbeli adatainak összesítésével képesek válaszolni összetett kérdésekre, amelyek többdimenziós lekérdezésekkel valósíthatók meg. A szervezetközi integráció eredményeként megjelentek az IEA (Integrated Enterprise Application) megoldások, amelyek az e-business folyamatok, az ellátási menedzsment, az ügyfél/vevőkapcsolat operatív szintű folyamatait is bekapcsolták a vállalati működésbe.
4. IR rendszerek fajtái
Az információs rendszerek világában nem mindig egyszerű eligazodni, vagy, ahogy egy angol fogalmazna: I'm confused. Az Olvasó joggal érezheti, hogy a szakirodalom, a szakma sem minden esetben konzekvens a fogalmakat, a csoportosítási szempontokat illetően.
Az egyik legkézenfekvőbb kategória, amikor az IR rendszereket időbeli megjelenésük, fejlődésük alapján tipizáljuk:
Tranzakció feldolgozó rendszerek. Vezetői információs rendszerek. Irodaautomatizálási rendszerek. Döntéstámogató rendszerek. Szakértői rendszerek. Felsővezetői információs rendszerek. Vállalatirányítási rendszerek. Üzleti intelligencia rendszerek.
Az IR rendszerek fejlődése
2. ábra
Az IR rendszerek a működtetés, az üzemeltetés módját tekintve lehetnek:
manuális üzemeltetésűek (pl. papíron vezetett jegyzőkönyvek, mint üzemi baleset jegyzőkönyv, panaszfelvételi jegyzőkönyv, lopáskár vagy munkaidő nyilvántartások kezelése stb.). számítógéppel támogatott rendszerek.
Munkaidő nyilvántartások kezelése papíron, illetve szoftverprogrammal
3. ábra
Az IR rendszereket a rendszer célja szerint is kategorizálhatjuk:
Vállalati (intézményi, vállalkozási) információs rendszerek. Vezetői információs rendszerek. Integrált vállalatirányítási rendszerek. Irodai információs rendszerek.
Az IR rendszereket két nagy csoportba sorolják aszerint, hogy mely vállalati tevékenységeket és milyen módon támogatnak. Ezen megközelítés alapján vannak a vállalatok napi, operatív feladatait és a vezetői munkát támogató rendszerek.
A napi, operatív feladatokat támogató rendszerek: Adatbeviteli rendszerek (pl. vonalkód leolvasó, RFID). Tranzakciókat feldolgozó rendszerek (on-line, real-time rendszerek). Műszaki tervezést támogató megoldások (pl. CAD). Folyamatvezérlő rendszerek (pl. folytonos technológiák, CAM). Ügyviteli rendszerek (készletnyilvántartás, könyvelés stb.). Dokumentumkezelő megoldások. Csoportos munkavégzést támogató rendszerek. (workgroup szoftverek). Vezetői munkát támogató rendszerek közé sorolt rendszerek: Menedzsment információs rendszer (MIS). Döntéstámogató rendszer (DSS). Vezetői információs rendszer (EIS - VIR).