KURZUS: Rendszer és irányítás

MODUL: IV. modul: A Vállalat

7. lecke: Vállalati üzleti folyamatok

| Cél: A lecke célja, hogy az Olvasó megismerje és megértse a vállalatok működését szolgáló folyamatokat, azok fő ismérveit, alkotóelemeit, jellemzőit.
Követelmények: Ön akkor sajátította el megfelelően a tananyagot, ha képes
értelmezni a folyamat, üzleti folyamat fogalmakat, tud folyamatokban gondolkodni, képes folyamatokat definiálni és ábrázolni.
Időszükséglet: A tananyag elsajátításához körülbelül 45 percre lesz szüksége.
Kulcsfogalmak:
folyamat, tevékenység, üzleti folyamat.
A vállalatok a piaci igényeket kielégítő, megfelelő minőségű termékeket, szolgáltatásokat jól definiált tevékenységek sorozatán keresztül állítják elő. Ezek az értékteremtő tevékenységek a vállalat üzleti folyamatai. Egy-egy üzleti folyamat egy vagy több tevékenység végrehajtásával valósul meg.
Vállalati folyamatmodell
1. ábra
Az üzleti folyamat kapcsán a folyamat, a tevékenység és az esemény fogalmakat vezetjük be.
Folyamat: jól definiált cél elérése érdekében végrehajtott tevékenységek sorozata. A tevékenységek végrehajtásának sorrendje lehet kötött vagy tetszőleges. Tevékenység: olyan elemi feladat, amelynek végrehajtása időbe telik. A tevékenységet egy esemény indít el és egy esemény zár le. Esemény: a tevékenységet kiváltó, illetve az azt lezáró momentum.
Üzleti folyamat: egy "üzleti" cél (pl. termék vagy szolgáltatás előállítása) megvalósítása érdekében végzett tevékenységek sorozata. Termék, szolgáltatás alatt azonban nemcsak a végtermékeket és a végszolgáltatásokat értjük, hanem terméknek, szolgáltatásnak számít pl. egy pénzügyi kimutatás, egy jegyzőkönyv vagy egy munkaidő-nyilvántartási munkalap stb. Egy gazdálkodó szervezetben fontos feladat pl. a számlázás. A számlakiállítás folyamat eredményeként előálló kimenet a számla.
A folyamatszemlélet egyik fontos modellje az ún. SIPOC (Suppliers-Input-Process-Output-Customers) modell. A folyamatokat makrogazdasági szempontból értelmező modell bármely folyamatra általános érvényű jellemzőket fogalmaz meg. A modell azt mondja, hogy a vevői igények, elvárások teljesítéséhez inputokra van szükség. Az inputok a folyamat során különböző módszerek, eszközök használatával és emberi közreműködés (munkaerő) segítségével kimenetekké alakulnak. A folyamat bemenete az, ami belép a folyamatba a környezetből. Bemenetek a nyersanyagok, energia, adatok stb. A folyamat kimenete az, ami kilép a folyamatból a környezetbe. Kimenet lehet termék, információ, készpénz, elégedett vagy elégedetlen vevő. A folyamat szállítója és vevője a vállalaton kívül és belül is lehet.
SIPOC modell
2. ábra
A gazdálkodó szervezetek értékteremtő folyamatait átfogó rendszerszemlélet jellemzi. Ez azt jelenti, hogy a rendszer egészének vizsgálatához és működtetéséhez nem elegendő a rendszert alkotó elemek ismerete, a teljes rendszer optimális működtetéséhez az elemek közötti kapcsolatokat és összefüggéseket is ismerni kell. Az értékteremtő folyamatokat áramlási folyamatok (anyagáramlás, információáramlás) kísérik. A vállalatokat a rendszerszemlélet és az áramlási folyamatok tükrében olyan nyílt rendszernek tekinthetjük, amelyek feladata a vállalat és környezete (beszerzési, értékesítési folyamatok révén), valamint a vállalaton belüli anyagáramlás és a hozzátartozó információáramlás megtervezése, irányítása, ellenőrzése, ahol:
az anyagáramlás: egy irányban halad, a beszállítótól a vevő felé. Anyag lehet: nyersanyag, alapanyag, késztermék, félkész termék stb. az információáramlás: kétirányú. Egyrészt az anyagáramlási folyamatokkal párhuzamosan zajlanak. Ilyen esetben az információk célja, hogy irányítsák az anyagáramlás megvalósítását. Az anyagáramlással ellentétes irányú információáramlási folyamatok vagy megelőzik az anyagáramlást kísérő folyamatokat (pl. a vevőtől kiinduló megrendelési igény) vagy az anyagáramlást követően zajlanak le (pl. számlázás).
Anyagáramlási és információáramlási folyamatok
3. ábra
Anyag és információáramlás a logisztikai folyamatokban
4. ábra
Az üzleti folyamatok főbb tulajdonságai:
mérhető, konkrét eredményt produkál, eredményét az ügyfél élvezi, konkrét eseményekre reagál.
A folyamat elemei:
tevékenységek, események. emberek (alkalmazottak): a folyamat tevékenységeit végrehajtó személyek. eljárások: útmutató a tevékenységek végrehajtására (pl. milyen jogi szabályozás vagy minőségi előírás alapján kell egy adott tevékenységet végrehajtani stb.). információ: a végrehajtáshoz, a megfelelő döntéshez szükséges információ.
Egy vállalat csak jól meghatározott folyamatok mentén érheti el működésének, létének célját. A tiszta, átlátható működéshez ismerni kell a folyamatok sajátosságait, természetét. Tudni kell választ adni az alábbiakra:
KI: a folyamat tevékenységeinek végrehajtásában résztvevők, MIT: mik a bemenetek és kimenetek, MIVEL: a tevékenységek végrehajtásához szükséges eszközök, MIKOR: eljárásokkal szabályozott fő és részfolyamatok, HOL zajlik a folyamat, HOGYAN: a fő és részfolyamatok milyen eljárásokkal vannak szabályozva, MIÉRT: célok, stratégia.
A fenti kérdések mentén haladva:
átláthatóvá válnak a működés folyamatai, a folyamatok mérhetővé válnak, lehetővé válik az adatgyűjtés, a döntések a megfelelő helyen és megfelelő időben születnek, könnyebben és gyorsabban történhet egy esetleges hibás működés azonosítása, a hibajavítás, hibamegelőzés.
Általánosságban a folyamat fő ismérvei:
van kezdő-, és végpontja, ismertek a folyamat tevékenységei, ismert a tevékenységek végrehajtási módja, ismertek és egyértelműek a döntési pontok, ismert az egyes tevékenységek: felelőse, gazdája, résztvevői, szükséges inputjai, outputja, a döntési pontokon a döntéshozók, információszolgáltatási kötelezettsége.
Folyamatleírás elemei
5. ábra
Az üzleti folyamatokkal kapcsolatos fő feladatok:
a folyamat azonosítása, a folyamat irányítása, a folyamat megváltozott körülményekhez, célokhoz való igazítása, továbbfejlesztése.
Egy vállalaton belül jellemző folyamattípus kategóriák a folyamat jelentősége szerint:
Vezetési/irányítási folyamatok: A vállalat irányításával, stratégiájának megvalósításával foglalkozik. Emellett más folyamatokat irányítanak pl. stratégiai tervezés, stratégiai kontrolling, irányítási rendszerek. Alap/fő folyamatok: A fogyasztók igényeit kielégítő, a vállalat alaptevékenységéhez kapcsolódó értékteremtő folyamatok pl. termelés (üzemelés), értékesítés, logisztika stb. Az alap/fő folyamatok értéket teremtenek, amelynek az eredményéért (output) hajlandó a fogyasztó fizetni. Támogató folyamatok (vállalati tervezés és üzemeltetés): Egy vagy több folyamatot, általában az alap/fő folyamatokat segítik, adatokat, információkat szolgáltatnak pl. pénzügy, operatív kontrolling, technológiai fejlesztés, HR, beszerzés, IT támogatás, mérés-elemzés.
Vállalati folyamattípusok
6. ábra
A vállalati üzleti folyamatok különböző ráhatással bírnak a vállalati működésre, az üzletre. Vannak folyamatok, amelyek bonyolultabbak, az üzlet szempontjából alapvető a szerepük, vannak folyamatok, amelyek egyszerűbbek, kevésbé komplexek és kevésbé hatnak az üzletre. Egy szervezeten belül a folyamatok összetettsége szerint a következő üzleti folyamat szintek különíthetők el, amely folyamat szintek egymáshoz viszonyítva egyfajta hierarchikus viszonyt is megjelenítenek:
Alapfolyamatok: a vállalat gerincét adják. Üzleti szintű (fő) folyamatok: az alapfolyamat legfontosabb területeit írják le. Részfolyamatok: a fő folyamatok továbbbontása. Tevékenységek, műveletek szintje: elemi egységek a folyamaton belül.
Folyamatok bontása
7. ábra
A Beszerzési folyamat bontása (részlet)
8. ábra
Az üzleti folyamatokat megvalósító tevékenységeket végezhetik:
manuálisan, emberi munkával, vannak olyan folyamatok, amelyeket a hatékonyság növelése érdekében automatizálnak. Az automatizálás eszköze jellemzően az üzleti folyamat informatikai rendszerrel történő támogatása. Az informatikai rendszerek ezért töltenek be kulcsszerepet a vállalatok működése hatékonyságának növelésében.
Folyamatok modellezése
A vállalatok, hogy a vevői igényeket kielégítsék, a céljaikat elérjék, jól definiált, átlátható, szabályozott folyamatokkal kell, hogy dolgozzanak. Az üzleti folyamatokra számos dolog (pl. új informatikai megoldás bevezetése, más üzleti folyamat, új jogszabály vagy új vevői igény stb.) van hatással, aminek következtében hibás működés esetén a meglevő folyamatot javítani kell, fejleszteni vagy akár radikálisan átalakítani. Hibás működés esetén fel kell tudni tárni a hibás pontokat, azonosítani a javítási, beavatkozási lehetőségeket. A vállalatok működése azonban rendkívül összetett. Sok esetben nehezen átlátható folyamatok szövevényes hálójának a függvénye. Az összetett folyamatok, bonyolult rendszerek vizsgálatának egyik bevett módszere az egyszerűsítés. Az egyszerűsítés rendszerint modellalkotással valósul meg, ahol a modellek általában egyszerűbbek a modellezett objektumnál.
Modellekben akkor érdemes tehát gondolkodni, amikor bonyolult dolgokat, rendszereket akarunk leírni, megérteni. A modellek ritkán jelennek meg tiszta, ideális formában. A folyamatot egy speciális aspektusból közelítik meg, mást-mást hangsúlyozva, így csak részleges információkkal rendelkeznek magáról a folyamatról. Miután az egyes modellek önmagukban nem fedik le a folyamat minden aspektusát, ezért nagyobb rendszerek esetén nem egy modellt, hanem több, különböző modellt hoznak létre. Külön modell írja le a folyamat során az adatáramlás lépéseit, külön modell az adatokat és azok kapcsolatait, külön modell a tevékenységeket és azok sorrendjét.
Mikor és miért válik szükségessé az üzleti folyamatok modellezése?
A vállalatok bizonyos folyamatainak újraszervezésekor (BPR). Az üzleti folyamatok újraszervezésének általános célja a működés költséghatékonyságának javítása. Standard szoftverek bevezetésekor. Egyedi rendszerek fejlesztésekor. ISO minősítés bevezetésekor.
A folyamatok leírására számos módszer létezik:
a folyamat szöveges leírása. a folyamat grafikus leírása. Ennek legegyszerűbb eszköze a folyamatábra. szabványos folyamatleíró nyelv használata (BPML - üzleti folyamatokat modellező nyelv, UML - egységes modellező nyelv).
A folyamat szöveges leírása:
Új laptop beszerzése esetén az igénylő munkatárs rögzíti a beszerzési igényt a vállalat által használt informatikai rendszerben (pl. SAP, Microsoft Dynamics AX stb.)
A folyamat leírása táblázatos formában:
Esemény | Tevékenység | Szervezeti egység/elem | Reláció | Output | Támogató rendszer
Laptop beszerzési igény | Igény létrehozása | Igénylő | Végrehajt | Beszerzési igény | Ms Dynamics AX
Folyamat leírása BPML használatával
9. ábra
Termelési folyamat UML modellje
10. ábra