KURZUS: Rendszer és irányítás

MODUL: IV. modul: A Vállalat

6. lecke: A vállalat

| Napjainkban azok a vállalkozások maradnak életképesek, amelyek gyorsan tudnak reagálni a különféle változásokra. A gyors reakció, a helyes döntéshozatal csak azoknak a vállalatoknak sikerülhet, akik tisztában vannak saját működésükkel, céljaikkal, megfelelő információkkal rendelkeznek a környezetükről, jól tisztázott belső üzleti folyamatok mentén működnek.
Mit tekintünk vállalatnak? Mi a vállalat célja? Hogyan tudja ezt a célt megvalósítani? Milyen üzleti folyamatok mentén rendezkedik be egy vállalat? Mit értünk üzleti folyamat alatt? Melyek a folyamatok legfőbb ismérvei? A modulban levő leckék ezekre és még sok más kérdésre adnak választ.
Egy vállalatot többféle nézőpontból vizsgálhatunk:
funkcionális területek, üzleti folyamatok, a vállalat által alkalmazott, az üzleti folyamatokat támogató informatikai rendszerek.
A vállalati folyamatokat támogató informatikai rendszerek tárgyalása megér egy külön misét, ezeket az Információs rendszer modulban tárgyaljuk részletesen.
Cél: A lecke célja, hogy az Olvasó megismerje és megértse a vállalatok működését, célrendszerét, folyamatait.
Követelmények: Ön akkor sajátította el megfelelően a tananyagot, ha képes
definiálni a vállalatot, annak működését leírni, tud rendszerben gondolkodni, képes folyamatokat definiálni és ábrázolni.
Időszükséglet: A tananyag elsajátításához körülbelül 90 percre lesz szüksége.
Kulcsfogalmak
vállalat, vállalat célrendszere, vállalat környezete, folyamat, üzleti folyamat.
1. Mi a vállalat?
A vállalat, a vállalkozás, a gazdálkodó szervezet értelmezésére a köznapi életben számos definíció létezik. Visszanyúlva az előző modulokban megismert fogalmakhoz, induljunk ki abból, hogy a vállalat is egy rendszer.
A rendszer egymással együttműködő elemek szervezett együttese (szerkezeti nézet), amely működése során a bemeneteket feldolgozva kimenetet állít elő (dinamikus/működési nézet). Miben más, miben több egy vállalat? Vállalati működés esetén az emberi munka, az emberi közreműködés, mint az irányítás meghatározó eleme nem elhanyagolható tényező.
Tovább bővítve a rendszer definíciót az emberi tényezővel, eljutunk egy újabb fogalomhoz, a szervezet fogalmához. A szervezet abban több a rendszertől, hogy működése emberi cselekvések sorozatán keresztül megy végbe valamely cél elérésére. A szervezet tevékenységének irányultságát, létének értelmét kifejező célt a szervezet alapvető céljának nevezzük.
Amiben a szervezet különbözik a rendszertől:
a szervezet működésében feltételezett az emberi tényező, a rendszer lehet csak gépi; a szervezetnek kell, hogy legyen vezetője, ami a rendszernél nem követelmény; a szervezet főként szabályozó, a rendszer lehet csak szabályozott.
Ha a szervezet alapvető célja a vevői igényeket kielégítő, megfelelő minőségű termékek, szolgáltatások nyereséges előállítása, akkor üzleti vállalkozásról beszélünk. Az üzleti vállalkozástól már csak egy ugrás a vállalat fogalma. A vállalat a jogi személyiséggel rendelkező üzleti vállalkozás szervezeti kerete.
A vállalatok összetett, bonyolult rendszerek. Az ilyen típusú rendszerek irányításához elengedhetetlen a vállalat működésének mélységeiben történő megértése. Ahhoz, hogy tisztán lássunk minden fronton, a vállalatot - a rendszerek analógiájára - több, különböző nézőpontból érdemes vizsgálni. Meg kell határozni a vállalat elemeit, komponenseit, az elemek közötti kapcsolatokat, viszonyokat, összefüggéseket, függőségeket. A vállalatot alkotó komponensek, a komponensek viszonyát leíró kapcsolódások, függőségi viszonyok a vállalat szerkezeti nézetét adják. A vállalati folyamatoknak a vizsgálatakor a vállalat működési vagy dinamikus nézetét tanulmányozzuk. Fontos tudni és megérteni, hogy a különböző nézőpontok csak a különböző nézetei ugyanannak a vállalatnak. A különböző nézetek abban segítenek, hogy a vállalatot, mint összetett rendszert teljes mélységében és részleteiben megismerjük.
2. Vállalatok működése
A vállalatok a piaci igényeket kielégítő, megfelelő minőségű termékeket, szolgáltatásokat jól definiált tevékenységek sorozatán keresztül állítják elő. Ezek az értékteremtő tevékenységek a vállalat üzleti folyamatai.
A vállalatok működésének feltétele, hogy inputként erőforrásokkal rendelkezzenek, ahol az erőforrásokra jellemző, hogy:
korlátozottan, szűkösen állnak rendelkezésre, időt és költséget emésztenek fel, nyereséget eredményeznek.
A vállalatok a szükséges erőforrásokat (inputokat) partnereiktől, szállítóiktól (más vállalatok) szerzik be. Ezeket felhasználva, jól definiált üzleti folyamatok végrehajtásával olyan termékeket, szolgáltatásokat (output) állítanak elő, amik a vevőkhöz, fogyasztókhoz kerülnek, számukra új értéket teremtve.
Input-Folyamat-Ouput
1. ábra
Fontos inputok (erőforrások):
munkaerő, eszköz-anyag, energia, pénz 6 i: információk, innováció, irányítás (menedzsment), illeszkedés a környezethez, immateriális erőforráslánc, időérzékenység.
Outputok:
termékek, szolgáltatások, hulladék, pénz, információk.
3. A vállalati működés célrendszere
A vállalatoknak saját céljai vannak. Ezek a célok nem egyszerűen a vállalatban dolgozó egyének céljainak összegződéséből jönnek létre, de nem is teljesen függetlenek azoktól. A vállalati célok több dimenzió mentén értelmezhetők, mint:
a célok terjedelme, funkciók: beszerzés, marketing, pénzügy, értékesítés stb., mint a funkcionális területek (szakterületek) céljai stb., belső érintettek céljai: tulajdonosok, menedzsment, munkavállalók céljai stb., külső érintettek céljai: állam, vevők, szállítók céljai stb.
Tekintsük a vállalkozás célrendszerét a célok terjedelme szerinti felosztásban, ahol a célok egy többdimenziós, egymással szorosan összefüggő hierarchikus célrendszert alkotnak:
alapvető cél, rendeltetési cél, küldetés, távlati célok, közvetlen irányítási célok, operatív működési célok.
A célhierarchia legfelső szintjén a vállalat alapvető célja fogalmazódik meg, a teljes vállalati működés erre irányul. A vállalatok alapvető célja a fogyasztói igények magas színvonalú kielégítése, a hosszú távú profitmaximalizálás. Az alapvető cél elérésének eszköze: a stratégiai vezetés. Azt, hogy a vállalat hogyan éri el az alapvető célját, a vállalat küldetéséből vezethetjük le. A küldetés meghatározása alapján a vállalat kidolgozza a tartós, távlati célokat: mit kell teljesíteni a vállalatnak a nyereségesség, a hatékony működés, a versenyben maradás érdekében. A távlati célokból vezethetők le a közvetlen irányítási célok, amelyek már konkrét vállalati tevékenységekhez kötődnek, mint például egy új termék bevezetése vagy egy új informatikai rendszer bevezetése. Egy-egy akció kimenetelét a célrendszer legalsó szintjén levő operatív működési célok (egy termék legyártása, bérfizetés, anyagbeszerzés stb.) valósítják meg.
Vállalkozás célrendszere a célok terjedelme szerint
2. ábra
Amikor a vállalkozás célrendszeréről beszélünk, nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a vállalkozás célrendszere szorosan kapcsolódik, erősen függ a külső környezet hatásaitól. A vállalat céljai csak úgy valósíthatóak meg, ha figyelembe veszi a környezetében zajló változásokat, azokra reagál, és azokra próbál befolyással bírni, hatni.
3. A vállalat környezete
A vállalatok eredményes működésének csak egyik útja a jól szervezett üzleti folyamatok, az átlátható belső működési struktúra. A belső működés mellett nem lehet eltekinteni azoktól a feltételektől, adottságoktól sem, amelyek között egy vállalat működik.
A vállalati működést befolyásoló tényezők:
a belső adottságok: belső működési struktúra, belső folyamatok, munkaerő, vállalati kultúra stb. külső adottságok: a vállalat környezete, az a közeg, amiben a vállalat működik.
A vállalat környezetének általános felosztása:
Tágabb értelemben minden beletartozik, ami a vállalat határain kívül van. Aktív környezet: a tágabb értelemben vett környezet azon része, amely hatással van a vállalat működésére.
Közgazdasági szempontból a vállalati környezetének két szintje értelmezett:
mikrokörnyezet, makro környezet.
Mikro (verseny) környezet a vállalat közvetlen környezete, amely meghatározza a vállalat piaci jelenlétét. Beletartoznak azok a környezeti tényezők, amelyek a vállalat tevékenységével szoros, közvetlen kölcsönhatásban vannak. Ezekre a tényezőkre a vállalat hatással van, tevékenységével befolyásolja, megváltoztatja azokat. A mikrokörnyezetbe tartoznak:
szállítók: Vállalkozások, amelyektől a vállalat a működéséhez szükséges fizikai javakat és szolgáltatásokat megvásárolja. vevők: A vállalkozás termékeit, szolgáltatásait, amelyek számukra értéket jelentenek és hajlandóak azért fizetni, megvásárolják. versenytársak: A piacon levő más vállalkozások, amelyek hasonló termékeket, szolgáltatásokat kínálnak, így ugyanannak a fogyasztói csoportnak az igényeit akarják kielégíteni. állam, állampolgári közösségek, piaci közvetítők (pénzügyi közvetítők (bankok, könyvelők stb.), marketinggel foglalkozó cégek stb.).
Makro (általános) környezet: a makro környezet elemei a vállalkozás számára adottságként jelentkeznek, azokra a vállalkozás tevékenysége nincs hatással. A mikrokörnyezet valamennyi tényezőjére hatással van. A makro környezet elemei:
Politikai-jogi környezet. Tudományos, technológiai környezet (K+F). Szociális- ökológiai-kulturális környezet. Gazdasági környezet. Természeti környezet.
Vállalat környezete
3. ábra
A vállalatok környezetüket proaktívan megfigyelve számos előnyre tehetnek szert. A vállalatok számára a környezet folyamatos elemzésével lehetővé válik:
a jövőben fellépő problémák előrejelzése. a változásban rejlő lehetőségek kiaknázása. a piacok előrejelezhetősége. a rugalmasabb stratégiai tervezés. fejlesztési irányok meghatározása. nyitás a nemzetközi piacokra.
4. A vállalat funkcionális alrendszerei
A vállalatok - szervezeti formától függetlenül - jellemzően funkcionális területeik (gyakran találkozunk a szakterület megnevezéssel) mentén szerveződtek. Valamennyi vállalatban megtalálhatók olyan feladatok, amelyek a működési céloktól függetlenül léteznek, mint marketing, gyártás, pénzügy, könyvelés, emberi erőforrások (HR). Ahhoz, hogy egy vállalat működjön, erőforrásokra van szüksége, amelyeket felhasználva terméket állít elő. A vállalat termékeit megvásárolják, amelynek ellenértékeként a vállalat jövedelemhez jut. A vállalat működésének zavartalan biztosítása érdekében minden erőforrásnak a megfelelő helyen és megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és összetételben, megfelelő minőségben a lehető legkisebb költségráfordítás mellett kell rendelkezésre állni. A vállalatoknak gazdálkodni kell a pénzeszközökkel, külön terület foglalkozik a munkaerő-gazdálkodás kérdéseivel, más területek hatáskörébe tartoznak a marketingfeladatok, a piackutatás stb.
Vállalat funkcionális tipikus alrendszerei és azok kapcsolata
4. ábra
A funkcionális alrendszerek és feladataik:
Marketing on-line tranzakciók lebonyolítása, piackutatás, eladások elemzése, előrejelzése, hirdetési stratégia megtervezése, felügyelete, értékelése. Gyártás raktárkezelés - nyersanyag, félkész termék és késztermék raktárak kezelése, felügyelete, termelés ütemezése, gyártási költségek becslése, minőségellenőrzés, számítógéppel segített tervezés (CAD: Computer Aided Design) és gyártás (CAM: Computer Aided Manufacturing). Könyvelés vevő oldali számlák kezelése, szállító oldali számlák kezelése, naplófőkönyv, bérszámfejtés. Pénzügy pénzügyi ellenőrzés, pénzügyi előrejelzés, pénzügyi tervezés, költségvetés, készpénz és hitelgazdálkodás, portfolió menedzsment. Emberi erőforrások munkaerő-tervezés, személyes adatok nyilvántartása, továbbképzések szervezése, munkaerő ráfordítások elemzése, tervezése.
Általában az egyes funkcionális területek, szakterületek önmagukban is összetettek. Az átlátható működés és irányítás érdekében ezeket további részrendszerekre, modulokra bontva kezelik.
Egy autógyártásra szakosodott cég esetén a gyártás részterületei:
Présüzem: itt történik a karosszériaelemek gyártása. Karosszéria üzem: autók karosszériájának összeállítása zajlik. Fényező üzem. Összeszerelő üzem: itt történik az összeszerelés.
A vállalatok működésének funkcionális területek szerinti felosztása nem kizárólagos. A fenti felosztás mellett más nézőpont (pl. folyamatok) szerint is vizsgálható egy vállalat. A funkcionális területek és a közöttük levő kapcsolatok a vállalatok szerkezeti nézetét szemléltetik.
5. Az információ szerepe a vállalati működésben
A vállalati működés különböző szintjein naponta kell döntéseket hozni. A jó döntésekhez releváns információra van szükség. Az információ egy speciális erőforrás, aminek előállítása vagy megszerzése ugyanúgy pénzbe kerül, mint bármely más erőforrás megszerzése. Hogyan határozzuk meg az információ értékét? Az információ megszerzésénél, vagy előállításánál is a közgazdasági megfontolások az iránymutatók. Az információt addig érdemes megszerezni, vagy előállítani, amíg a pótlólagos ráfordítás eléri a keletkező határhasznot.
Az információval, mint a vállalatok egyik kulcsfontosságú erőforrása több kérdés merül fel. Hogyan keletkezik az információ? Az információ adatokból áll elő valamely feldolgozási folyamat eredményeként. Adatok lehetnek belső adatok, mint pl. a munkavállalókról nyilvántartott adatok, termékadatok, folyamatokhoz kapcsolódó adathalmaz stb. A vállalat környezetéből származó külső adatok a vevőkről, a versenytársakról, a piaci folyamatokról származó adatok.
Milyen a jó információ? A jó minőségű, hasznos információ főbb ismérvei:
releváns: az információk a vizsgált jelenségre vonatkozzanak, és lehetőleg fedjék azt; időszerű: az információknak tükröznie kell az aktuális eseményeket, fontos, hogy az információ ne legyen elavult a döntéshozatalhoz; pontos: az információ legyen hibamentes; ellenőrizhető: az információ pontosságának ellenőrizhetőnek kell lenni; teljes: rendelkezni kell a döntéshozatalhoz szükséges minden információval; könnyen érthető: az információ mind tartalmilag, formailag érthető kell, hogy legyen.
Az információ önmagában nem, csak rendszerezése, szervezett áramlása, rendszerbe foglalása biztosíthatja célszerű hasznosítását. A különböző vállalati feldolgozásokhoz alapvető erőforrásként adatokat, információkat felhasználó rendszert nevezzük a vállalat információs rendszerének, amely a meghatározott feltételek alapján a vállalat számára fontos, releváns információkat szolgáltat a döntéshozatalban.