KURZUS: Rendszer és irányítás

MODUL: IV. modul: A Vállalat

8. lecke: A vállalati rendszer informatikai leképezése

| Cél: A lecke összefoglalót ad az Olvasónak arról, az informatika, az információtechnológia lehetőségeivel élni kívánó vállalatoknak hogyan érdemes szervezni működésüket.
Követelmények: Ön akkor sajátította el megfelelően a tananyagot, ha képes
értelmezni a funkciók és a folyamatok közötti különbségeket, megmagyarázni miért volt szükség a funkcióorientált szemlélettel szakítani és áttérni a folyamatorientált működésre, megmagyarázni miért hatékonyabb a vállalatoknak a folyamatok mentén szervezni működésüket.
Időszükséglet: A tananyag elsajátításához körülbelül 40 percre lesz szüksége.
Kulcsfogalmak
funkcióorientált szemlélet, folyamatorientált szemlélet, szigetrendszer integráció.
A vállalatok bonyolult, összetett rendszerek, működésüket nem mindig könnyű átlátni. A bonyolult rendszerek megértésének egyik legáltalánosabb módja, amikor a bonyolultságot csökkentjük, valamilyen jól meghatározott logika mentén a rendszert elkezdjük logikailag összetartozó részekre, elemekre bontani. A felbontás során keletkezett részeket tovább bonthatjuk, meghatározhatjuk azok tulajdonságait, kapcsolatait, viszonyrendszerét más részekkel. A logikai felbontás során koncentrálhatunk a vállalat elemeire vagy a működés folyamataira.
A rendszerfelbontásnak több útja lehetséges:
funkcióorientált szemlélet: kezdetben a vállalatot a funkcionális területek (szakterületek) mentén bontották fel. folyamatorientált szemlélet: a vállalatok napjainkban az üzleti folyamatokra helyezik a hangsúlyt.
Funkcióorientált szemlélet
A vállalatok - szervezeti formától függetlenül - jellemzően funkcionális területeik mentén szerveződtek, mint marketing, gyártás, pénzügy, könyvelés, emberi erőforrások (HR). Ebben a struktúrában a folyamatok csak az egyes funkcionális területek mentén vannak összehangolva. A vállalati menedzsment határozta meg, ki mennyit lát a teljes folyamatból. Ezek a területek saját kis lokál feladataik (folyamataik) mentén működtek, saját célrendszerrel. Ez azt jelentette, hogy a funkcionális területek mentén meghatározott célok nem a vállalatnak, mint rendszernek, hanem sokkal inkább a szakterületnek a céljait tükrözték. A funkcionális megközelítésben a vállalat, mint rendszer a funkciók hierarchiájaként vagy hálójaként van értelmezve. Ilyenkor a funkciók kerülnek elsőként meghatározásra, majd ezután jönnek a kimenetek és bemenetek. A klasszikus rendszerszemlélet ezzel ellentétben elsőként a rendszer határait azonosítja, majd utána a rendszer elemeit.
A funkciók mentén szerveződött vállalatoknál az informatikai megoldások alkalmazása sem vállalat szinten volt jellemző. Az egyes funkcionális területek saját informatikai támogatást vezettek be. Ezzel a szigetrendszerek korszakába is értünk. Az egyes funkcionális területek a saját, lokál rendszereikkel képesek voltak optimalizálni a működésüket, ugyanakkor egyre nagyobb mértékben elszakadtak a vállalat más funkcionális területeitől. Nem volt meg az egyes területek közötti adatáramlás, információáramlás, nem volt megfelelő kommunikáció, így megfelelő döntések sem születhettek. A területek között a kommunikáció, az adatáramlás alapja a szigetrendszerekből kinyert papíralapú bizonylatok hatalmas tömege volt. A különálló szigetek egyre jobban eltávolodtak magától a vállalattól, mint rendszertől és annak alapvető küldetésétől, attól a céltól, amiért a vállalat létrejött.
A funkcióorientált modell fő jellemzői:
hierarchikus, felső szintjén minden terület szigorúan elkülönül a többitől. Az alapvető szervezési elv a funkciók szerinti munkamegosztás. Az egyes területeken belül a struktúra hierarchikus. Az egyes szakterületek önálló szervezeti egységben vannak jelen. A szervezeti egységek a funkcióknak felelnek meg. Miközben a funkcionális egységeken belül az együttműködés igen szoros, problémát jelent a más funkcionális területekkel való együttműködés. A többvonalas irányítás miatt az operatív szint a funkcionális területtől és a vonalbeli vezetéstől kap utasításokat. A funkcionális modellben a folyamatok nehezen átláthatóak, széttördeltek és csaknem irányítás nélküliek.
A piaci környezetből érkező egyre növekvő vevői igények, az egyre nagyobb adathalmaz, az azonnali döntések szükségessége, az időkritikus feladatok végrehajtása, az információtechnológia rohamléptekben történő fejlődése és még sok egyéb más tényező arra késztette a vállalatokat, hogy átértékeljék a működésüket, szakítsanak a funkcionális területekre fókuszáló működési megközelítéssel.
Folyamatorientált szemlélet
Napjainkban a vállalatoknak a versenyképességük biztosításához és pozíciójuk megtartásához folyamatosan monitorozni kell a piacot és reagálni a piaci változásokra, le kell tudni tapogatni a vevői igényeket. A klasszikus, funkciókra építő szervezeti struktúrák kevésbé gyorsan tudták lereagálni ezeket a változásokat. A szervezeteknek más modellben kellett gondolkodni, ahol a vállalati funkciókat egyidejűleg úgy tudják összehangolni, hogy a fogyasztói igényeket kielégítő megoldásokat tudnak szállítani, legyen akár szó egy termék előállításáról vagy egy szolgáltatás kiajánlásáról.
Funkcionális kontra folyamat központú nézet
1. ábra
A leckében az Olvasót arra szeretnénk rávilágítani, hogy a vállalatoknak megoldást kellett találni a megváltozott körülményekre, az új piaci elvárásokra. Ennek egyik módja, amikor a szervezetek a meglevő funkciókat kezdik összehangolni, integrálni. A szakirodalom három dimenzió (hierarchikus, vertikális, horizontális dimenziók) mentén vezeti le a vállalati funkciók integrációját. A különböző dimenziók mentén számos, a vállalati funkciók integrációját megvalósító modellt alkottak a téma kutatói. Az egyik legismertebb modell a Porter által képviselt folyamatorientált koncepció. A Porter-i modell a tevékenységeket a vállalat alapvető céljának - a fogyasztói igények kielégítése nyereség elérése mellett - alárendelve folyamatokba szervezi, amelyek a rendelkezésre álló szűk erőforrásokból különböző átalakításokkal hatékony működést eredményeznek, a piaci igényeket kielégítő értéket hoznak létre.
A vállalati funkciók integrációjára épülő szemlélet jelentős mértékben érintette a tradicionális, a korábbi funkcionális területek mentén szerveződött vállalati működést. A funkciók mentén felfűzött szervezeti modellek helyett a hangsúly egyre jobban eltolódott a vállalati folyamatok, a folyamatszemléletű modellek irányába, ahol a folyamatok egyik fő sajátossága, hogy - szemben a funkciókkal - keresztben funkcionálnak. Ez azt jelenti, hogy a folyamatok nem csak egy szervezeti funkciót érintenek, hanem többet (lásd 2. ábra). Tekintsük példaként a vevői megrendeléstől a késztermék leszállításáig folyamatot. Ez a beszerzésen, logisztikán, termelésen, minőségbiztosításon, pénzügyön, ügyfélszolgálaton keresztül fejti ki hatását, mintegy keresztülhaladva a vállalat valamennyi funkcionális területén.
Funkcionális területeket keresztező folyamatok
2. ábra
A vállalati működésben való szemléletváltás sikeréhez nem volt elegendő csak a szervezeti működés logikáján változtatni. A működést meghatározó információs rendszerben és az IR informatikai dimenziójában is változtatni kellett. A funkcionális területek integrációjával párhuzamosan ugyan elindult a funkciókat támogató szoftverrendszerek integrációja, azonban ez sok esetben a meglevő szigetrendszerek összekapcsolásában merült ki. Ez azt jelentette, hogy az egyes funkcionális területek működésüket magas szinten optimalizálták, de a funkciók közötti integrációs feladatokat nem tudták megoldani. A vállalati informatikai rendszerek területén is el kellett, hogy induljon egy olyan szemléletváltás, ami le tudta követni a szervezeti dimenzió változásait. A szigetrendszerekkel szakítva a szervezeti folyamatokat kiszolgáló integrált vállalati rendszerek korszakába értünk, amelynek feltételeit nagyban elősegítette az információtechnológia, a számítástechnika és a hálózatok területén lezajlott fejlődés.
A vállalati funkciók folyamatokba szervezésének több pozitív hatása van a vállalat működésére nézve:
gyorsabb információáramlás az egyes szakterületek között, releváns információk a megfelelő helyeken, megfelelő időben, időben hozott döntések, aktív reagálás a külső piaci változásokra, hatékony információs rendszer IR megvalósítása.
A folyamatok mentén való működés az alábbiakban különbözik a tradicionális, hierarchikus, a vállalati funkciókban gondolkodó szemlélettől:
A hierarchikus szemlélettel szemben a folyamatorientáltság jellemző. A folyamatorientált szemlélet a vevőkre, a vevői igényekre fókuszál, míg a funkcióorientált szemléletben maga a vállalatvezetőség van a középpontban. A fejlesztések, a hibás működésből adódó javítások a folyamatokhoz kapcsolódóan történtek. A folyamatszemléletben az információáramlás mind horizontális, mind vertikális szinten működik. A folyamatszemléletben a döntéshozatal és a döntési jogkörök áttevődnek az alsóbb szintekre. A hibákat a folyamatszemlélet nem az emberekben, hanem magukban a folyamatokban keresi.
Funkcióorientált - Folyamatorientált megközelítések
3. ábra
Zárszóként az Olvasó is valószínűleg egyetért azon megállapítással, hogy a vállalatok alapvető céljaikat csakis és kizárólag jól szervezett üzleti folyamataik mentén tudják teljesíteni. Az üzleti folyamatok egyben a vállalaton belüli hatékony információáramlást megvalósító információs rendszernek az alapját képezik. A folyamatorientált szemléletre épülő IR pedig az integrált vállalatirányítási rendszerek bevezetésének egyik fontos előfeltétele.